Trucos para organizar mi trabajo de community manager

Me llamo Luisa. Soy community manager en Pontevedra. Me ha costado más tiempo aprender a organizar mi trabajo que reciclarme profesionalmente. No exagero.

Nuestra empresa, In#Rede Social Media, se dedica a la comunicación 2.0. Tratamos de fortalecer la imagen de empresas en internet. Diseñamos y mantenemos páginas web, trabajamos el posicionamiento SEO y nos ocupamos de redes sociales y blogs. Gestionamos, además, crisis que surgen en la nube y que pueden llegar a dañar la reputación de una firma. Mi madre resumiría estas ocupaciones con una frase: “cosas de internet”.

Para hacer las “cosas de internet” nos hemos formado. Y nos seguimos formando a diario. Pero nos movemos en un sector en el que gurús e iluminados varios nos invitan no descansar, a llenar nuestro móvil con aplicaciones, a instalar en cada uno de nuestros dispositivos programitas para organizarnos y a poner alarma a cada una de nuestras tareas. ¿Para qué desconectar?

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El día a día de un community manager está cargado de estrés. Es importante tener recursos para desconectar

Con más o menos acierto, yo he aprendido –no sin esfuerzo- a organizarme por mi cuenta, estableciendo unas pequeñas normas para ser más operativa. Durante mis primeros años como community manager, mi actividad era insana porque no sabía gestionar mis tiempos: ahora publico en Facebook, ahora programo en Twitter, ahora contesto una llamada, ahora envío un mail, ahora echo un ojo a las estadísticas de esta página… saltaba de una pestaña de Chrome a otra, cambiaba de navegador, abría y cerraba el Photoshop, comentaba con algún cliente una incidencia por Whatsapp y redactaba un texto para un blog. Quería hacerlo todo a la vez y creía que tenía aquel caos controlado. Mandaba correos a las 3 y 4 de la madrugada. Una mañana llegué cansada a la oficina y me propuse anotar todo lo que hacía durante unas cuantas horas: el experimento me animó a cambiar algunos detalles para tratar de aprovechar más el tiempo.

Mi objetivo es ser más efectiva, rendir al máximo como community manager desde nuestro estudio de Pontevedra. Comparto algunas de mis rutinas por si a alguien le resultan de utilidad:

– Acabo la jornada con un esquema de los trabajos del día después escrito en mi agenda: no para todo soy 2.0. No me gusta apuntar cosas en el smartphone y siempre llevo mi agenda en la mochila o el bolso por si hay una catástrofe nuclear. Ya sé que en ese caso no será mi agenda la que me salve, pero me da seguridad anotarlo todo.

– Normalmente, lo primero que hago al sentarme delante del ordenador es abrir el correo electrónico: las llamadas de teléfono y los mails son la vía de contacto más importante con los clientes. Contesto los mensajes y tomo las notas que considero.

– Repaso la actividad de las marcas de las que nos ocupamos en las redes sociales: compruebo el impacto de las publicaciones, respondo a mensajes que reciben, reviso las campañas publicitarias y busco contenidos.

 – Llamadas: forma parte de nuestra obligación mantener contacto fluido con los clientes. Si puedo hacer todas las llamadas juntas, mejor. (Es difícil pero no imposible).

– Me tomo un respiro: bajo a tomar un café, consulto la prensa del día, hago un recado…

– Echo un ojo al posicionamiento de las webs de los clientes que nos contratan el SEO. Tomo notas para comentar con mis compañeros.

– Descanso para comer.

– Sobre las 15.40 ó 16 horas regreso a la oficina. Si por la mañana ha quedado todo controlado, suelo dedicar el tiempo a redactar (post para blogs, noticias para webs, etc).

– Sobre las 19 horas llega el momento de cerrar. Salvo urgencias o imprevistos, procuro desde hace algún tiempo ser fiel al horario y no llevarme el trabajo a casa.

– No me ocupo del trabajo de madrugada.

Y tú, community manager… ¿cómo te organizas?